Hoe de voortgang van taken beheren in Microsoft Planner in Windows 10?

Microsoft Planner behoort tot de Office365-suite met applicaties. Het is een planningstoepassing die teams en individuen kunnen gebruiken om onder andere plannen te maken, taken toe te wijzen, te communiceren en samen te werken en documenten te delen. Taken kunnen op een specifieke manier worden aangemaakt en geconfigureerd, afgestemd op de behoeften van het team. Het proces is redelijk eenvoudig, maar toch hebben veel mensen er problemen mee.

In feite kan het bijwerken van de voortgang van taken in Planner net zo eenvoudig zijn als het volgen van de voortgang van taken die aan elk individu zijn toegewezen op specifieke intervallen. De duivel zit echter in de details, en sommige mensen lijken het niet onder de knie te krijgen. Als je in deze boot zit, is deze gids iets voor jou. Aan het einde van deze handleiding heeft u geleerd hoe u de voortgang van taken in Microsoft Planner kunt beheren.

Hoe u Microsoft Planner instelt

Microsoft Planner is de virtuele taakbeheertool in de Office 365-suite. Het biedt teams een gemakkelijke manier om samen te werken en taken te plannen en te controleren. Gebruikers kunnen ook de taakstatus bijwerken en taakinformatie delen voor een meer naadloze projectcoördinatie.

In Planner kunt u een groot project opsplitsen in kleinere taken, met een tijdlijn voor elke taak, die samen de duur van een specifiek plan vormen. Als er aan taken wordt gewerkt, kunt u hun status wijzigen van "Niet gestart" naar "In uitvoering" en ten slotte naar "Voltooid". U kunt indien nodig zelfs extra taken maken.

Planner bevat tal van sjablonen waarmee u snel in taken en projecten kunt springen, waardoor u veel tijd bespaart. U hoeft er alleen voor te zorgen dat de sjablonen zijn afgestemd op de taken van uw team en ze indien nodig te verfijnen, en u kunt direct aan de slag.

Om te beginnen moet u zich aanmelden bij uw Office 365-account. Ga naar de Planner-pagina in Office 365 en voer je gebruikersgegevens in. Nadat u bent aangemeld, klikt u op Planner op het tabblad Home om de Microsoft Planner-interface te laden.

Hier heb je drie manieren om verder te gaan. Als u al plannen heeft gemaakt, selecteert u de meest gebruikte plannen door op "Favoriete plannen" te klikken. Als je al je plannen wilt zien, klik dan op "Alle plannen". Als u echter een geheel nieuw plan wilt maken, klikt u op de optie Nieuwe plannen.

Typ in het venster Nieuw plan maken de naam van een plan in het opgegeven veld. Het is beter om een ​​naam te gebruiken die het doel van het plan beknopt weergeeft. In het gedeelte 'Wie kan dit plan bekijken?' groep, kies 'Mijn organisatie' om deze beschikbaar te maken voor iedereen in uw team en 'Alleen mensen die ik toevoeg' om de weergave te beperken tot degenen die toegang hebben. Vergeet niet om een ​​planbeschrijving toe te voegen en kies of nieuwe leden automatisch moeten worden toegevoegd aan notificatie-e-mails.

Als u klaar bent met alle configuratie, kunt u ten slotte op de knop Plan maken klikken. Nadat u het plan heeft gemaakt, kunt u doorgaan en taken toevoegen.

Open om te beginnen Microsoft Planner, selecteer uw plan en klik op de knop + of Taak toevoegen. Hier moet u uw taak een naam geven. Typ de naam van de taak in het veld "Voer een taaknaam in". Kies vervolgens een vervaldatum. Wijs ten slotte de taak toe aan een team of individuele medewerker.

Als dat klaar is, klikt u op de knop Taak toevoegen om de taak te maken. U kunt op deze manier meerdere taken maken en deze aan verschillende mensen toewijzen.

Taakvoortgang bijwerken in Microsoft Planner

De voortgang van de taak in Microsoft Planner is onderverdeeld in drie componenten, die elk aangeven hoe ver de taak is gegaan.

Niet begonnen.

Toegewezen aan een taak die niet van start is gegaan of die aan niemand is toegewezen. Het kan ook het label krijgen als de startdatum van de taak nog in de toekomst ligt.

Bezig.

Dit label is toegewezen aan lopende taken. Het maakt niet uit welk percentage van de taak is voltooid. Microsoft Planner heeft slechts dit ene label om alle lopende taken te markeren, ongeacht het individuele voltooiingsniveau.

Voltooid. Dit label wordt toegewezen aan taken die zijn voltooid.

Bij het bijwerken van de voortgang van de taak gaat het dus om het schakelen tussen deze labels voor elke gemaakte taak, indien van toepassing.

Taakvoortgang handmatig bijwerken in Microsoft Planner

Er zijn verschillende manieren om de voortgang van taken in Microsoft Planner bij te werken.

Merk op dat elke voortgangsfase wordt weergegeven door een pictogram.

Niet begonnen.

Een lege cirkel.

Bezig.

Een halfgekleurde cirkel.

Voltooid.

Een volledig gekleurde cirkel met een vinkje in het midden.

Groepen> Voortgang

  • Navigeer naar Groepen en selecteer een taak.
  • Klik op de vervolgkeuzepijl Voortgang.
  • Selecteer de gewenste optie.

Als de taak bijvoorbeeld is voltooid, selecteert u Voltooid in de vervolgkeuzelijst Voortgang.

Symbolen selecteren

Elke taak heeft een symbool dat de voortgang aangeeft. Voltooide taken hebben het symbool van een volledige cirkel met een vinkje in het midden, terwijl taken die aan de gang zijn het symbool hebben van een halfvolle cirkel.

Selecteer het symbool naast de taak om een ​​voortgangsselectievenster te openen en een andere voortgangsstatus te selecteren.

Taak selectie

Dit is een andere manier om de voortgangsstatus van een taak te wijzigen. Selecteer gewoon de taak om het voortgangskeuzevenster weer te geven. Werk de voortgang van de taak vanaf daar bij.

Planner gebruiken met Microsoft Teams om taken te beheren

Omdat het maken van een nieuw plan automatisch een nieuwe Office 365-groep maakt, kunt u met Planner-taken samenwerken met andere verbonden applicaties in de Office 365-familie, zoals OneDrive en Outlook.

U kunt Planner ook gebruiken met Microsoft Teams om gemaakte taken te beheren. U kunt via Planner samenwerken aan taken of door een of meer Planner-tabbladen aan een Teams-kanaal toe te voegen.

Hier ziet u hoe u een planner-kanaal maakt in Microsoft Teams:

  • Open Teams en selecteer een kanaal. Klik in het kanaal op de knop +.
  • Zoek en selecteer Planner.
  • Maak een plan met de juiste gegevens en sla het op. U kunt ook al bestaande plannen kiezen.

Het proces van het toevoegen, toewijzen en bijwerken van een taak is hetzelfde als hierboven uitgelegd.

Microsoft Planner wordt gebruikt om kleine taken te maken die gezamenlijk passen in een groter plan waaraan een team kan samenwerken. Weten hoe u de voortgang van initiatie tot voltooiing kunt bijwerken en ook kunt samenwerken via een platform zoals Microsoft Teams, kan zowel de individuele productiviteit als het teamwerk in de organisatie verhogen.

Als uw pc echter traag is, kan dit een negatieve invloed hebben op de bedrijfsvoering en de samenwerking in de cloud veel langzamer maken. U kunt Auslogics BoostSpeed ​​gebruiken om snelheidsverminderende problemen en nutteloze internetbestanden te verwijderen en uw ervaring soepeler te maken.