Hoe e-mails terughalen in MS Outlook voor Windows?

Weten hoe u een e-mail kunt terughalen in Microsoft Outlook is essentieel als u op kantoor werkt. U wilt nooit een e-mail vol gênante fouten sturen, vooral niet naar uw senioren. Dat kan ervoor zorgen dat u er onbekwaam uitziet en dat uw manager zich zelfs afvraagt ​​waarom hij of zij u heeft aangenomen.

Zelfs senioren zouden nooit hun reputatie willen ruïneren door onbedoeld op 'Verzenden' of 'Allen beantwoorden' te klikken bij het verkeerde bericht. Het verdragen van spot en schaamte is iets wat niemand ooit wil meemaken.

Gelukkig bieden veel e-mailclients / e-maildiensten de functionaliteit om e-mails terug te roepen. Ja, zelfs nadat u de e-mail heeft verzonden.

MS Outlook voor Windows is zo'n e-mailclient met deze waardevolle functie. Hier leest u hoe u de functie kunt gebruiken om zowel uw gezicht als uw baan op te slaan.

Stapsgewijze handleiding om e-mails in Outlook op te roepen

E-mails terughalen in Outlook is vrij eenvoudig.

Volg deze stappen en u zult zien hoe u een e-mail terughaalt in Outlook :

  1. Zoek het bericht dat u wilt oproepen door de map Verzonden items te openen. Omdat het een recentelijk verzonden e-mail is, staat deze bovenaan de lijst.
  2. Dubbelklik op de e-mail en deze wordt geopend.
  3. Zorg ervoor dat u zich op het tabblad Bericht bevindt (controleer de bovenkant van uw venster).
  4. Zoek nu het vervolgkeuzemenu met de naam 'Acties'. Je vindt dit naast de e-mailopties 'Regels' en 'Verplaatsen' op je taakbalk.
  5. Klik nu op Acties om het bericht op te roepen. Klik vervolgens op Dit bericht opnieuw oproepen.

Merk op dat deze opties alleen beschikbaar zijn als u een Exchange-account heeft. In bepaalde organisaties kunnen de opties zelfs worden geblokkeerd door uw beheerders.

Om de bewerking te voltooien, volgt u deze stappen:

  1. U krijgt een terugroepvenster.
  2. Hier krijgt u twee opties: ongelezen exemplaren van uw e-mail verwijderen of deze vervangen door een geschikter bericht.
  3. De functionaliteit biedt een optie die rapporteert over het geslaagde of mislukte terughalen van de e-mail voor individuele ontvangers. Selecteer uw voorkeuren voordat u op OK klikt.

Als uw keuze was om het bericht te verwijderen, is het proces voltooid en heeft u zichzelf met succes uit een mogelijk gênante situatie gered.

Als uw keuze was om het bericht te vervangen, gaat u verder met de volgende stappen:

  1. Nadat u de optie voor vervangend bericht hebt geselecteerd, krijgt u een nieuw scherm om uw nieuwe bericht op te stellen.
  2. Als u klaar bent, selecteert u 'Verzenden' en het terugroepproces wordt gestart.

Houd er rekening mee dat uw oude e-mail niet verdwijnt door alleen het terugroepbericht te verzenden.

Dus, wat moet er worden gedaan om het oude bericht te laten verdwijnen? Welnu, de ontvangers moeten eerst uw terugroepbericht openen voordat ze de e-mail openen die u niet wilt dat ze zien. Alleen dan verdwijnt de verkeerde e-mail. Dat is wat er gebeurt als u e-mails oproept door een vervangend bericht te sturen.

Een handige kleine truc om ontvangers ertoe te brengen uw terugroepbericht eerst te openen, is uw terugroepbericht "URGENT" te noemen. Dit zou de ontvangers moeten motiveren om het zo snel mogelijk te openen.

Waarom e-mailherinnering niet altijd werkt

Helaas werkt het proces voor het terugroepen van e-mails mogelijk niet correct.

Gezien de supersnelle internetsnelheden die we momenteel hebben, komt een per ongeluk verzonden e-mail binnen enkele seconden in iemands inbox terecht. Als de ontvanger aan zijn bureau zit met de e-mailclient open, zal hij deze waarschijnlijk sneller zien en openen dan u zich kunt herinneren.

En dat is niet het enige probleem

Verschillende andere factoren kunnen dingen compliceren, waaronder:

  • Elke geopende e-mail kan niet worden teruggeroepen. De ontvanger ontvangt echter uw terugroep-e-mail, zodat hij weet dat u niet van plan was de verkeerde e-mail te sturen.
  • De ontvanger heeft mogelijk specifieke filters die ontvangen e-mails omleiden naar andere mappen dan de map Postvak IN. Dat maakt terughalen onmogelijk, omdat het alleen werkt als de e-mail zich in de inbox van de ontvanger bevindt.
  • E-mails die naar openbare mappen worden verzonden, lopen een groter risico om door iedereen te worden gezien en een kleinere kans om te worden teruggeroepen. Niet iedereen hoeft de e-mail te zien om het onmogelijk te onthouden. Slechts één ontvanger die het als gelezen tagt, maakt het onmogelijk om het te onthouden.
  • Deze functie voor het terugroepen van Outlook werkt niet voor e-mails die naar andere e-mailclients worden verzonden, zoals Gmail. Het werkt alleen voor e-mails die binnen Outlook worden verzonden. Daarom wilt u waarschijnlijk de communicatie binnen Outlook beperken om veilig te zijn.
  • De functionaliteit zal problematisch zijn bij het omgaan met verschillende versies van Outlook. Dit is het geval als u Outlook gebruikt op mobiele apparaten met de Exchange ActiveSync-instellingen. En het wordt nog erger als uw mobiele telefoon offline is.
  • Als uw pc prestatieproblemen heeft, zal deze traag zijn. Uw computer reageert mogelijk een tijdje niet, waardoor het moeilijk wordt om een ​​e-mail snel terug te roepen. Daarom moet u uw pc afstemmen op topprestaties met behulp van een handige tool zoals Auslogics BoostSpeed.

Gezien deze uitdagingen ziet de waardevolle functie er toch niet zo voordelig uit.

Wat moet ik doen als het terugroepen van e-mail niet werkt? Is er nog iets dat kan helpen?

Je hebt zeker nog een optie: schrijf een oprechte verontschuldiging. De mensen aan de andere kant zullen uw hachelijke situatie eerder begrijpen en niet beledigd zijn.

Sterker nog, u kunt voorzorgsmaatregelen nemen om een ​​dergelijk scenario in de toekomst te vermijden.

De beste voorzorgsmaatregel is om onze e-mails nogmaals te controleren voordat u ze verzendt. Wees nooit gehaast om zelfs maar dringende berichten te verzenden. Lees ze twee keer of drie keer.

En als u denkt dat u een voorzorgsmaatregel met nog meer zekerheid nodig heeft, kunt u instellen dat uw e-mails vertraagd worden verzonden. Volg deze stappen om deze instellingen toe te passen:

  1. Ga naar Bestand.
  2. Selecteer Regels en waarschuwingen beheren.
  3. Kies Nieuwe regel.
  4. Sla voorwaarden over en begin met blanco regel. Dit zorgt ervoor dat u alle e-mails bedekt.
  5. Selecteer nu Levering met een aantal minuten uitstellen.

Als uw e-mails een paar minuten vertraging oplopen, heeft u ruim de tijd om de verzending ervan te heroverwegen. En het geeft je waarschijnlijk genoeg tijd om de berichten die je hebt verzonden terug te roepen.

U weet nu hoe u uw e-mails kunt herinneren en wat u moet doen om de situatie in de toekomst te vermijden.